議事録の重要性

マンション管理に関して定めている区分所有法には、総会の議事録作成義務が定められています。マンション管理規約でも総会議事録に準じるように理事会議事録の作成を規定。ここでは管理組合における議事録について説明しています。

管理組合や理事会、総会での議事録の重要性

マンションは、各々の部屋の単独所有部分と通路や階段等の共有部分が存在し、管理の方法を決めるときに住民の利害関係が深く関わります。理事会や総会での決議は、マンションの管理の方法について決定した証拠の意味を持っているからです。

決定までのプロセスを記事録に記載していることは、どういう経緯でその結論に至ったのかを後々知る手段となります。議事録は証拠となる決議の記録を担っているため、有事の際に議事録を確認することで問題の解決が図れる可能性が高まります。

議事録の作成の仕方

議事録の作成

議事録を作成する前に、議事録に記載する事項や様式等をあらかじめ決めておきます。総会や理事会では、議長が議事録を作成することが必要ですが、議事担当者に委託する場合もあるでしょう。その場合は、議事担当者が下書きして、議長が修正や追記をして議事録を完成させます。

議事録の保管・広報

完成した議事録に他の役員が署名し、総会や理事会の原本は保管。総会や理事会の決定事項を広報する意味で、管理組合ごとのルールに従い、写しを掲示板に貼るなどして内容を共有します。

記載する内容

議事録には、議案の議論のプロセスや評決、開会から閉会までの議決の結果を記載します。全ての内容を盛り込むことは必要ではなく、要約して記載することも可能です。

議事録の項目

議事録には、次のような項目が記載されます。

1. 総会・理事会の日時
2. 総会・理事会の場所
3. 開会宣言
4. 出席者の総数、議決権の総数、議案ごとの賛成数、議決権数等
5. 議案の見出し
6. 質疑応答
7. 動議と結果
8. 議案の採決と結果等

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【番外編】オンライン会議の場合

コロナ禍でオンライン会議も普及しました。マンション管理について、オンラインでの総会や理事会が行われる場合についても考えてみましょう。

標準管理規約では、留意点を規定しています。主な留意点は次の通りです。

1. WEB会議では組合員や理事からの質疑応答について適切な対応をする
2. URLにID及びパスワード設定を行い、参加者を特定すること
3. WEB会議参加者を含めた議決権の定足数の算出をすること

WEB会議でも、一般の会議と同様の役割があるために、参加者の確認は厳密に行わなくてはいけません。