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マンション管理組合の役員を構成する監事について、担っている業務、監事と理事の違い、監事の決め方、外部委託の可不可などを調べています。
マンションの管理組合の役員は通常、理事と監事によって構成されています。
理事は管理組合の業務を執行する役割を担っているのに対し、監事とはその名前の通り、管理組合の業務が適正に実施されているか、もしくは財産面のチェックといった、業務監査・会計監査を担っています。
また、業務監査・会計監査の結果を定期総会で報告する義務を負っている他、業務の執行において不適切と判断した際に総会を招集する権限も持っている点も、監事の業務の特徴といえるでしょう。
総会決議に従って管理組合が運営されているか、清掃や修繕工事といった事業計画が着実に行われているかなどをチェックします。
また、定期理事会開催に際して必要な人数が揃っているかを確認し、必要あれば是正することも業務監査のひとつ。業務が適切に行われているか判断するために、監事は管理規約を理解しておく必要があります。
総会決議によって決まった予算通りに業務が執行されているか、不正な支出がないか、管理費などの滞納に対して督促が適切に行われているか、収支報告書・貸借対照表が適切に作成されているかといった管理組合の財政面に関するチェックを、理事会への参加や各種資料を通して確認します。
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監事は理事会において意見を述べることはできますが、理事のように理事会での議決権を持っておらず、理事を兼任することもできません。
そのため理事会への出席義務も原則ありませんが、管理組合によっては監事も理事会への参加が必須となっている場合もあるようです。
理事会役員は輪番制で決まり、理事長・副理事長・会計担当理事は理事の互選によって選任されますが、監事の選出については総会での承認が必要とされています。
なお、監事を務めていた方が転居してしまった場合、その欠員補充の方法については各マンションの管理規約によって異なっており、理事会もしくは総会で選任することになるでしょう。
監事の役割に会計監査がありますが、知識がそこまでない方に会計資料のチェックを任せるのはあまり現実的とはいえません。
そのため、財政面に関するチェックについては管理会社任せになっていたり、会計士など外部の専門家に外部委託したりしているケースが多いのが実情です。
ただし、外部委託をするには当然その費用が発生することから、小規模なマンション管理組合では費用を負担できないということもあるようです。
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