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マンション管理組合でよく耳にする理事会とはどんな役割を持っているのかご説明します。また、理事になるにはどんな資格があるのかも基礎知識として知っておきましょう。
そもそも理事会とは、マンション管理組合の実際の業務を行う代表チームと考えるといいでしょう。
管理組合は、組合員で構成されています。そしてこの組合員の中から理事会のメンバーが選出されることになります。つまり区分所有者になること＝マンションを購入したら組合員になり、理事になる資格を得ることになります。
管理組合の理事会は「理事長」「副理事長」「理事」で構成されているのが一般的です。その役職は概ね以下のように説明できます。
理事会及び管理組合の代表であり管理者（※１）。さまざまな決定事項の実行者であり、規約で定められた権限と義務を持つ立場にあります。
※1 参照元：e-Gov 建物の区分所有等に関する法律 第一章 建物の区分所有 第四節 管理者 (https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=337AC0000000069#13)
理事長の補佐役。理事長の代行として職務を執行することがあります。
理事長と副理事長以外の構成員です。理事会の審議に参加したり、管理組合内でそれぞれに業務を担当したりすることもあります。中には、会計担当や広報担当などの役職を割り振る管理組合もあります。
理事は総会で住民によって選出され、その中から理事長と副理事長が選出されるのが一般的です。
理事会は、管理組合の執行機関です。会社でいえば、代表取締役と取締役、役員の役割をすると考えるといいでしょう。株主である区分所有者が選んだ代表といえます。つまり、理事会の役割は管理組合が行うべき方針や計画を案として議論したり、問題を処理・解決することにあります。
一般的には、理事会は月1回程度の割合で行われるのが理想的だといわれています。管理会社のフロント担当者と協力して、総会で決議された事項の実施や日常的に行われる点検業務への対応や会計情報などを把握しておくためにも有効です。また、住民からの問題提起があった場合の対応も決定しなければいけません。
理事会の大きな業務としては、総会開催の準備があります。1年に1回は行われる定期総会に向けた議案の起案とその議案書や資料の作成などを行う必要があります。これらも管理会社に依頼するなどして効率よく行うことが大切です。
もちろんその前に、理事会では問題点や実際の状況の検討、資産状況などを把握して精査したうえで適切な議案書を作成しなければいけません。また、開催通知書や出席表、委任状、議決権行使書といった添付書類の作成も忘れてはいけません。
このように理事会では、さまざまな問題点を議案としてまとめ実行するまでの過程を実際に担っている組織といえます。
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通常、分譲マンションの理事会の役員は輪番制となっており、順番で回ってくることが多く、その他、立候補・推薦・抽選などで決めているようです。
つまり、必ずしもマンション運営の知識がある、もしくは経験がある方が理事になるとは限らないため、分譲マンションに住むのであれば、遅かれ早かれ理事会の役員になる可能性があること、さらに理事になった際にやらなければならないことを認識しておく必要があります。
理事会の役員になると、月1回ほど開催される定例理事会に参加することになります。
定例理事会では、主に管理費や修繕積立金の状況確認（管理会社に委託している場合は、管理会社から説明を受ける）、直近一ヶ月で発生したマンション内での問題の報告および解決策の話し合いなどが行なわれます。
なお、トラブルの多くは違法駐車・駐輪、ペットの問題、生活騒音などで、マンションによっては専門家であるマンション管理士などに解決を依頼していることもあるようです。
具体的には、「収支予算案」「事業計画案」「大規模修繕計画案」などの作成・変更、その他にも管理規約の作成・変更・廃止についても話し合われます。
これらの作成を管理会社に委託しているのであれば、提示された内容の検討・承認を行ないます。
分譲マンションでは、年に1度、すべての管理組合員が参加する定期総会が開催されます。
理事会の役員は、総会の開催に携わり、一年間の会計報告や来期の事業計画および予算案の承認を得ることになります。
なお、来期の理事会役員の選出も定期総会で行ないます。
毎月の管理費が用途と残額は、管理費会計を確認することで分かります。管理費会計を適切に記帳し、マンション管理の財務状況がよいことが住みよいマンションの条件の1つです。空き駐車場が多い場合など、管理費会計が赤字続きであるならば、毎月の管理費の値上げを検討することが必要です。
また、毎月の管理費の滞納状況のチェックをするのは、理事会です。理事会は滞納が続くようであれば、管理費の支払いを滞納者に請求することが必要になります。
管理費会計や滞納状況を適切に把握し、それに基づく対応を行うことがマンション管理にとって重要といえるでしょう。
一年間理事会役員を務めるうえで、覚えておくべきポイントには以下のようなものがあります。
マンションの管理状況は、管理会社の良しあしだけでなく、理事会が適切に運営されているかに関わります。しかし、理事会は不動産管理について素人であるために、課題を抱えることも少なくありません。
住民が管理に積極的で、理事会が責任をもって管理している場合は、マンション管理の質は高くなります。理事会が適切に機能しているかでマンション管理の質が左右されるといっても過言ではないのです。
長く住み続けるマンションをより良い環境に維持するには、マンション管理の運営を行う理事会が重要といえるでしょう。
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